Evénementiel : faites de vos participants vos premiers ambassadeurs

Qu’il soit public ou privé, votre événement est avant tout l’occasion idéale pour communiquer et développer la notoriété de votre marque ou de votre entreprise. Pour cela, rien de tel que le pouvoir de la recommandation, celle des influenceurs au sein de vos communautés. Découvrez dans cet article tous nos conseils pour faire de vos participants les premiers ambassadeurs de votre événement.

J’organise un événement privé, dois-je le communiquer ?

S’il est évident qu’un événement public (salon, foire, conférence) doit être relayé auprès de vos cibles, il en va de même pour un événement privé. Par événement privé, on entend par exemple l’anniversaire de l’entreprise, une opération marketing sur invitation, ou encore un séminaire d’entreprise ou une assemblée générale.
5 ans de l'agence RP Oxygen Strasbourg

5 ans Oxygen Strasbourg : « Et de 5 ! Déjà autant de bougies que nous avons soufflées hier soir à vos côtés, chers amis. Du fond du cœur, nous vous remercions pour vos messages chaleureux, votre convivialité et votre présence. Nous avons été ravis de passer cette nouvelle étape en votre compagnie. »

Pourquoi communiquer au sujet de votre événement privé ?

Tout événement lié à la vie de votre entreprise est sujet à être communiqué : cela permet à vos clients, prospects, partenaires, collaborateurs, de (re)découvrir les valeurs et la culture de votre entreprise. Au-delà du capital sympathie, communiquer sur l’anniversaire ou le séminaire de l’entreprise offre l’opportunité de mettre en avant les objectifs stratégiques des dirigeants.

Quelques exemples d’événements à relayer en fonction de votre stratégie :

  • marque employeur : incentive, team building, anniversaire d’un collaborateur, intégration des nouveaux entrants (l’exemple avec Sogilis) …
  • communication corporate : anniversaire de l’entreprise, séminaire annuel, inaugurations de nouveaux locaux…
  • communication produit : petit-déjeuner d’avant-première, apéro blogueurs, focus groups, invitation démos privées…
Vous l’aurez compris, ce n’est pas parce-que votre événement est organisé en comité privé, qu’il ne faut pas le mettre en avant. Donnez-lui de la visibilité pour développer votre notoriété, donnez envie à vos cibles de mieux vous connaître.

Donnez de la visibilité à votre événement 

Beaucoup d’entreprises font encore l’erreur de communiquer uniquement durant l’événement, alors qu’il est indispensable de lui donner de la visibilité en amont, dès l’envoi des invitations ou plusieurs mois avant lorsqu’il s’agit par exemple d’un événement annuel de type salon ou festival.

Pas d’événement sans hashtag

Il est primordial de définir la stratégie digitale de votre événement dès sa conception. En effet, au même titre que vous choisirez la thématique de votre événement, celui-ci devra être automatiquement accompagné d’un hashtag. Ne vous trompez pas ! Car une fois diffusé et relayé, le hashtag ne pourra plus être modifié, au risque de créer des confusions. Découvrez cet article de la Team Digitale pour vous aider à bien choisir le hashtag de votre événement.

Les avantages du hashtag : 

  • permet de gagner en référencement naturel et en visibilité
  • permet de créer un fil d’actualités de votre événement, idéal pour les archiver
  • donne une identité à votre événement

Quels outils mettre à disposition de vos participants ?

Dès l’invitation, pensez à proposer à vos participants de relayer leur présence au travers de boutons de partage sur les réseaux sociaux et email, du hashtag dédié.
Pensez également à fournir un kit média à destination de la presse et des blogueurs : logos, dossier de presse, photos, chiffres-clés des éditions précédentes.

Comment relayer et informer le public du succès de l’événement ?

Le pouvoir du temps réel grâce au livetweet

Pendant l’événement, la force du livetweet est incontestable ! Celui-ci permet aux participants et aux organisateurs d’engager la conversation, de se (re)connaître, mais bien plus encore, il donne la possibilité de suivre l’événement en direct via les réseaux sociaux comme Instagram, Facebook, Twitter, souvent au travers d’un live wall. Rappelez-vous mon article concernant la Foire Européenne de Strasbourg avec le social wall #mafoireurop.

Social Wall de la Foire Européenne de Strasbourg

Social Wall de la Foire Européenne de Strasbourg

Le livetweet permet de valoriser les participants, les partenaires exposants, les guest venus donner une conférence. Ceux-ci deviennent dès lors de véritables ambassadeurs de votre événement grâce à leurs publications.
Pour cela, pensez à inviter vos participants à publier sur les réseaux sociaux en utilisant le hashtag : n’hésitez pas à l’afficher sur le lieu de l’événement, de le communiquer dès leur arrivée, de l’imprimer sur le badge, etc. Bien entendu, pensez à les retweeter sur le compte d’organisateur.

Organisez un jeu-concours pour augmenter la visibilité de l’événement

Une des techniques pour inciter vos participants à relayer votre événement consiste à organiser un jeu-concours, dont la participation requiert de partager le hashtag, suivre le compte Twitter ou liker la page Facebook (il s’agit de la mécanique la plus simple et la plus couramment utilisée).
D’autres mécaniques plus complexes consistent par exemple à prendre des photos des stands ou de certains produits dans le cadre d’une chasse aux trésors, lorsqu’il y a plusieurs lots à remporter. Rien ne vous empêche également d’organiser un jeu-concours avec un gagnant chaque jour, avec un tirage au sort. A l’occasion du #CES2016, le blog Domadoo a organisé un concours pour offrir un voyage à Las Vegas, et plus de 70 autres lots à remporter.
Fil du hashtag #CES2016 sur Tagboard.com

Fil #CES2016 sur Tagboard.com

A vous de définir la mécanique et les lots qui vous semblent les plus pertinents, mais surtout, réalisables ! En parallèle, pour fidéliser les exposants, vous pouvez également organiser un jeu-concours spécial partenaires.

Mesurer la portée du hashtag de l’événement

Pour les organisateurs d’événements, il existe Tagboard : une application multi-plateformes permettant d’intégrer les flux sociaux d’un hashtag pour le diffuser en temps réel sur un écran ou sur un site web, et de mesurer la portée de ce hashtag d’un point de vue statistiques. Avec Tagboard Live, vous pouvez facilement personnaliser et intégrer votre social wall sur vos différents écrans.

Le live wall présenté par Tagboard.com

© Tagboard Live

 

Pour autant, la plateforme Hootsuite permet également de collecter plusieurs flux liés à un hashtag, il vous faudra alors le récupérer et l’agréger pour le diffuser sur vos écrans.

Gardez le contact après l’événement

Après l’événement, pensez à remercier les participants, à diffuser la revue de presse, à publier les photos officielles, et pourquoi pas, diffuser la vidéo rétrospective qui vous servira de support pour la prochaine édition.

Pensez à remercier vos partenaires, exposants et sponsors, afin de les fidéliser et les inviter à renouveler le partenariat pour vos événements futurs.

Si vous en avez la possibilité, vous pouvez prévoir un calendrier de publications post-événement. Vous avez utilisé un photocall ? Pensez à publier régulièrement les photos avec les influenceurs que vous mentionnerez, bien entendu. Pour des concepts de photocall originaux, c’est par ici.

Concept Happy Freeze pour vos événements by Auguste et Louise

Concept Happy Freeze pour vos événements © Agence Auguste et Louise

Qu’il s’agisse d’un événement ponctuel ou récurrent, vous devez absolument penser sa stratégie digitale en amont, et prévoir un calendrier des actions couvrant au minimum 2 mois avant ET après l’événement (voire plus selon la notoriété et la portée de l’événement). Hashtag, livetweet, social wall et jeu-concours seront vos meilleurs atouts pour développer sa visibilité et sa notoriété pour les éditions à venir.

Et vous ? Utilisez-vous d’autres outils et astuces pour faire de vos participants les ambassadeurs de votre événement ?

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Consultante Marketing & Communication B2B

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